KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE PRZETWARZANIA PRZEZ RYSZARD DOMŻALSKI “PALIWEX” SPÓŁKĘ JAWNĄ
DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW, KLIENTÓW
ORAZ OSÓB ICH REPREZENTUJĄCYCH

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. z siedzibą pod adresem: ul. Sierpecka 12, 09-317 Lutocin (zwana dalej również „Paliwex”) jest administratorem danych osobowychswoich klientów i kontrahentów, w szczególności osób dokonujących zakupu towarów i usług oferowanych przez Paliwex, oraz osób ich reprezentujących.

2. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. została wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000016814, a jej dokumentacja rejestrowa przechowywana jest w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego. Spółka oznaczona jest numerem identyfikacji podatkowej (NIP): 5110087915 oraz numerem REGON: 130915300.

3. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. przetwarza dane osobowe swoich klientów i kontrahentów oraz osób ich reprezentujących, ujęte w fakturach lub rachunkach wystawianych albo otrzymywanych w związku z działalnością handlową i usługową Paliwex.

4. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. przetwarza dane osobowe, o których mowa w punkcie 3 powyżej, w celu wypełnienia obowiązków prawnych w zakresie rachunkowości, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 4 ust. 2 i art. 20 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2018.395 t.j. ze zm.).

5. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. może przetwarzać dane osobowe każdej osoby, z którą łączy Paliwex bezpośrednia umowa (zawarta w jakiejkolwiek formie, w tym ustnej) lub która żąda od nas Paliwex podjęcia określonych działań przed zawarciem takiej umowy –w celu oraz w zakresie niezbędnym dla wykonania tej umowy lub podjęcia żądanych działań przed jej zawarciem, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. może przetwarzać dane osobowe pracowników (bez względu na podstawę prawną zatrudnienia) lub przedstawicieli podmiotów, z którymi łączy Paliwex bezpośrednia umowa lub które żądają od Paliwex podjęcia określonych działań przed zawarciem takiej umowy –w celach wynikających ze współpracy Paliwex z innymi podmiotami i w granicach, w jakich pozostaje to zgodne z zakresem obowiązków służbowych lub zawodowych ich pracowników lub przedstawicieli, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. może przetwarzać dane osobowe funkcjonariuszy, pracowników lub przedstawicieli publicznych organów, instytucji lub jednostek organizacyjnych, z którymi Paliwex kontaktuje się w sprawach należących do właściwości takich organów, instytucji lub jednostek – w celach związanych z wypełnianiem obowiązków prawnych Paliwex lub dochodzeniem prawnie uzasadnionych interesów Paliwex, dla których wyegzekwowania lub realizacji został powołany określony organ, instytucja lub jednostka, i w zakresie, w jakim pozostaje to zgodne z obszarem obowiązków służbowych lub zawodowych funkcjonariuszy, pracowników lub przedstawicieli takich instytucji, jednostek lub organów, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. może również przetwarzać dane osobowe, o których mowa w punktach 3 – 7 powyżej:
• w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji, w tym integralności kopii zapasowych (awaryjnych, bezpieczeństwa) sporządzanych i przechowywanych celem zagwarantowania ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności Paliwex, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• w innym celu, jeżeli Paliwex otrzyma od osoby, której dane dotyczą, dobrowolną, konkretną, świadomą i jednoznaczną zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w takim innym celu, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

9. Podanie danych osobowych w celu otrzymania od Paliwex faktury jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych, które zgodnie z właściwymi przepisami prawa stanowią konieczny element faktury, będzie skutkowało niemożnością wystawienia przez Paliwex faktury.

10. Jeżeli właściwe przepisy prawa przewidują obowiązek wystawienia faktury lub rachunku na rzecz Paliwex (w tym na żądanie Paliwex), wówczas podanie danych osobowych stanowiących konieczny element takiej faktury lub rachunku jest obowiązkiem ustawowym.

11. Podanie danych służbowych przez funkcjonariuszy publicznych kontaktujących się z Paliwex w ramach wykonywania zadań publicznych, takich jak np. imię i nazwisko, stanowisko służbowe, dane zawarte w legitymacji służbowej, jest obowiązkowe.

12. Podanie innych danych osobowych niż określone w punktach 9 – 11 z reguły nie jest obowiązkiem ustawowym, ale może być niezbędne dla załatwienia sprawy, w związku z którą osoby, których dane dotyczą, kontaktują się z Paliwex w ramach ich działalności zawodowej lub służbowej.

13. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. może przekazywać dane osobowe niżej wymienionym podmiotom:
• pracownikomi współpracownikom Paliwex, którzy muszą mieć dostęp do tych danych, aby móc wykonywać obowiązki ustawowe i zobowiązania umowne lub realizować prawnie uzasadnione interesy Paliwex;
• podmiotom świadczącym na rzecz Paliwex usługi informatyczne oraz obsługującym systemy teleinformatyczne Paliwex lub udostępniającym Paliwex narzędzia teleinformatyczne, platformy informatyczne, miejsca na serwerach lub stronach internetowych;
• podmiotom świadczącym na rzecz Paliwex usługi doręczania przesyłek lub transmisji danych;
• podmiotom świadczącym na rzecz Paliwex usługi księgowe, doradcze, konsultacyjne, audytowe lub pomoc prawną, podatkową albo rachunkową;
• bankom – w celu dokonywania rozliczeń;
• właściwemu urzędowi skarbowemuoraz innym organom i instytucjom, którym na podstawie stosownych przepisów Paliwex ma prawo lub obowiązek ujawnienia określonych informacji lub dokumentów zawierających dane osobowe.

14. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. będzie przechowywać dane osobowe, o których mowa w punkcie 3, przez okres wynikający z właściwych przepisów o rachunkowości oraz podatkowych, tj.:
• dane osobowe zawarte w dowodach księgowych dotyczących roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym postępowania takie zostały ostatecznie zakończone lub przedawnione;
• dane osobowe nieprzetwarzane w ww. celach, a zawarte w dokumentach związanych z poborem podatków, księgach podatkowych oraz dokumentach związanych z ich prowadzeniem – do chwili przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. co do zasady przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
• dane osobowe nieprzetwarzane w ww. celach, a zawarte w pozostałych księgach i dokumentach spółki – przez okres wynikający z przepisów szczegółowych ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

15. Spółka pod firmą Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j. może przechowywać wszelkie dane osobowe przez okres dłuższy niż wskazany w punkcie 14 powyżej, jeżeli jest to niezbędne w celu wykonania umowy albo załatwienia innej sprawy, w związku z którą osoby, których dane dotyczą, kontaktują się z Paliwex w ramach ich działalności zawodowej lub służbowej.

16. Wszelkie dane osobowe przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym mogą być przechowywane przez Paliwex do czasu przedawnienia tych roszczeń.

17. Wszelkie dane osobowe przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji, w tym integralności kopii zapasowych (awaryjnych, bezpieczeństwa) sporządzanych i przechowywanych celem zagwarantowania ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności Paliwex mogą być przechowywane przez Paliwex tak długo, jak długo istnieje uzasadniona potrzeba przechowywania takich kopii.

18. Wszelkie dane osoboweprzetwarzane wyłącznie na podstawie zgody, o której mowa w punkcie 8, będą przechowywane nie dłużej niż do chwili wycofania takiej zgody, z zastrzeżeniem punktów 16 i 17 powyżej.

19. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Paliwex, przysługują następujące prawa:
• prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;
• prawo żądania sprostowania danych osobowychjej dotyczących;
• prawo żądania usunięcia danych osobowychjej dotyczących;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowychjej dotyczących;
• prawo żądania przeniesienia danych osobowychjej dotyczących;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (szczegółowe informacje oraz instrukcje dotyczące skargi dostępne są na witrynie internetowej uodo.gov.pl);
• prawo cofnięcia w każdym momencie,bez podawania przyczyny,każdej zgodyna przetwarzanie danych jej dotyczących, co jednak pozostaje bez wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez Paliwex danych osobowych jej dotyczących do celów wynikających z tzw. prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Paliwex (o których mowa w punktach 6 – 8 powyżej) – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby.

20. W celu realizacji praw, o których mowa w punkcie 19 powyżej, a także w każdej innej sprawie dotyczącej przetwarzania przez Paliwex danych osobowych można skontaktować się z administratorem danych osobowych:
• listownie, na adres: Ryszard Domżalski „Paliwex” sp. j., ul. Sierpecka 12, 09-317 Lutocin;
• za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres: paliwex_sj@wp.pl.